MULTI INTERMODAL
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
1. AMAÇ VE KAPSAM
Kişisel verilerin korunması, Multi İntermodal ve bağlı ortaklıkları için büyük hassasiyet arz etmekte olup Şirketimizin öncelikleri arasındadır. Bu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (Politika) ile müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, web sitesi kullanıcılarının, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, Multi İntermodal eski çalışanlarının, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (Kanun) ve General Data Protection Regulation’da (GDPR) öngörülen düzenlemelere göre toplanması, işlenmesi ve korunması ilkeleri belirlenmektedir.
2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLEMESİ POLİTİKASI
2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Uygulanacak İlkeler
Multi İntermodal tarafından işlenen tüm kişisel veriler KVKK ve GDPR’a uygun şekilde işlenmektedir. Kişisel verilere ilişkin ilkelerimiz kapsamında kişisel veriler:
- Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun işlenecektir.
- Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olması sağlanacaktır.
- Belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenecektir.
- İşlendikleri yasal amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak kullanılacak ve açıklanacaktır.
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilecektir.
2.2. Multi İntermodal’ın Kişisel Verileri İşleme Amaçları
Multi İntermodal, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda, Multi İntermodal ve varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişilerin sahip olduğu haklar konusunda aydınlatma yapmaktadır.
Multi İntermodal, aşağıdaki koşullarla sınırlı olarak ve aşağıdaki amaçlar doğrultusunda kişisel verileri işlemektedir.
2.2.1 Koşullar
- Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Multi İntermodal’ın ilgili faaliyette bulunmasının kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Kişisel verilerin Multi İntermodal tarafından işlenmesinin sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması; [Kişisel bilgiler sözleşme öncesinde teklif hazırlanması veya ilgili kişinin sözleşme sonucuyla bağlantılı taleplerini karşılamak amacıyla işlenebilir.]
- Kişisel verilerin alenileştirilmiş olması şartıyla; alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Multi İntermodal tarafından işlenmesi,
- Kişisel verilerin Multi İntermodal tarafından işlenmesinin Multi İntermodal’ın veya veri sahiplerinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
- Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Multi İntermodal’ın meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulması, [Meşru menfaatler, hukuka, ahlaka ve adaba uygun olan ticari ve maddi menfaatleri de içerir]
- Multi İntermodal tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması,
- Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler açısından kanunlarda öngörülmüş olması.
Yukarıda belirtilen şartların bulunmaması halinde, Multi İntermodal kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmak için kişisel veri sahiplerinin açık rızalarına başvurmaktadır.
2.2.2 Amaçlar
Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:
- Müşterilerimiz olarak sizinle satış, satış sonrası destek, kiralama gibi sözleşmesel süreçlerin kurgulanması, gerekli olan tüm işlemlerin icrası ve takibi, araç kiralama müşterilerinin kiralama talep sürecinin başlatılması, değerlendirilmesi, sonuçlandırılması, risk değerlendirmesi yapılması, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, velhasıl kiralama ile ilgili operasyonel süreçlerin planlanması ve icrası,
- Müşteri kayıtları oluşturulması ve yönetilmesi,
- Satış sonrası desteğe ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hasar veya kaza süreçlerinin, değer tespiti, değer kayıp ve sair süreçlerin yürütülmesi ve takibi,
- Satışa bağlı faturalandırma faaliyetleri dahil olmak üzere mali, muhasebesel ve finansal işlemlerin yürütülmesi, risk yönetiminin gerçekleştirilmesi,
- Müşteriler ile ilgili olarak yasal sınırlar içerisinde değerlendirme, analiz ve risk yönetim çalışmalarının yapılabilmesi,
- Garanti yükümlülüğünün yerine getirilmesi, kasko ve sigortalama süreçlerinin takibi,
- Müşteri ilişkilerinin yürütülmesi ve kurumsal yönetim faaliyetlerinin takibi,
- Müşteri talep ve şikayetlerinin yönetimi ve takibi;
- Şirketimiz tarafından sunulan hizmetlerin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi, ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması
- İş ve operasyonların sürdürülmesi, Şirket faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülebilmesi,
- Risk yönetiminin yapılması, iş sürekliliğinin sağlanması, sözleşme süreçlerinin veya hukuki taleplerin takibi,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi
- Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetler ile Şirketimiz ve Şirketimiz ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini,
- İş ortakları, bayiler veya tedarikçilerle yürütülen işlerin planlanması ve takibi,
- Hukuki süreçlerin ve resmî kurumlarla iletişim süreçlerinin takibi ve icrası,
- Ürün ve/veya hizmetlerimiz için anlaşmalı olduğumuz kredi sağlayıcı şirketler tarafından sunulan kredi imkanlarına başvuru olması halinde kredi sağlayıcı şirketlerce yapılacak kredi değerlendirme işlemlerinin bu kuruluşlar nezdinde takibi, planlanması ve yürütülmesi,
- Müşteri bazlı gelişmeler hakkında bilgi alınarak verim raporlarının oluşturulması ve güncellenmesi,
- Pazar araştırmalarının yapılması, ürün ve hizmetlere bağlılığının sağlanması ve/veya artırılmasına yönelik aktivitelerin planlanması ve düzenlenmesi,
- Ürün ve hizmetlerin satış, pazarlaması ve tanıtımı süreçlerinin programlanması ve takibi,
- Araç test sürüşleri gibi etkinliklerin organizasyonu ve takibi,
- Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin ve/veya iş faaliyetlerinin planlanması ve takibinin gerçekleştirilebilmesi amacıyla müşterilere ait datanın kontrolü, analizi,
- Size özel satış ve pazarlama faaliyetlerinin planlanması ve gerçekleştirilmesi,
- Ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi,
- Müşterilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre kendilerine hediye, jest gönderimi gibi faaliyetlerin planlanması ve icrası,
- Müşterilerin alışveriş geçmişleri değerlendirilerek müşterilere kampanya ve teklifler sunulması, bu kapsamda müşteri ve potansiyel müşterinin iletişim bilgilerine ticari elektronik ileti gönderilmesi,
- Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlere bağlılığın oluşturulması veya arttırılması gibi amaçlarla ürün ve hizmetlerin kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek önerilmesi, tanıtılması ve gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası, ürün ve hizmetlerimize ilişkin memnuniyet ve bağlılık araştırmalarının yapılması,
- Potansiyel kiralama müşterilerine, araç alım müşterilerine ve/veya diğer ürünlerimizin/hizmetlerimizin müşterilerine uygun kampanya, teklif ya da etkinlik davetlerinin ve sair pazarlama enstrümanlarının gönderilmesi, etkinlik ve organizasyon kayıtlarının tutulması, planlanması ve icrası
2.3. Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin İşlenmesi
Multi İntermodal, çalışan adaylarının işe alım sürecinde kişisel verilerini İş Kanunu ve sair ilgili mevzuatta işverene yüklenen yasal yükümlülükleri yerine getirmek, Multi İntermodal İnsan Kaynaklarının belirlediği faaliyetlerin icrası, işe alımın gerçekleştirilmesi amacıyla aydınlatma yükümlülüğünü de yerine getirerek ve esas olarak kişinin açık rızasını alarak işlemektedir. Çalışan adaylarının kişisel verileri iş görüşmesi veya gerek yazılı gerekse elektronik herhangi bir araçla toplanıp, işlenmektedir. Multi İntermodal uluslararası bir şirket olduğundan ve farklı ülkelerde bilişim sistemlerini tuttuğundan ve yeni adayların değişik pozisyonlarda, yerlerde değerlendirilmesi mümkün olduğundan düzenlemelere uygun olarak kişisel verilerin korunmasına ilişkin yeterli korumanın bulunduğu diğer ülkelerde ki Multi İntermodal bağlı şirketlerine aktarılabilmektedir. Multi İntermodal bu verileri yasal bir şekilde talep edilmesi halinde ilgili resmi kurum ve kuruluşlarla paylaşabilir. Çalışan adaylarının kişisel verilerinin işlenmesindeki temel gaye işe alım olmakla birlikte aşağıdaki amaçların gerçekleştirilmesi için de kişisel veriler işlenebilmektedir:
- Adayın niteliğini, tecrübesini ve ilgisini açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,
- Gerektiği takdirde, adayın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle (referanslar gibi) iletişime geçip aday hakkında araştırma yapmak,
- Başvuru ve işe alım süreci hakkında aday ile iletişime geçmek veya uygun olduğu takdirde, sonradan yurtiçinde veya yurtdışında açılan herhangi bir pozisyon için aday ile iletişime geçmek,
- İlgili mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşun taleplerini karşılamak.
Çalışan adaylarının kişisel verileri de işbu KVK Politikasının Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri başlığında değinilen sürelere uygun tutulmaktadır. Bu sürenin ikmaliyle birlikte kişisel veriler imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Multi İntermodal, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, bu verilere hukuka aykırı erişimleri engellemek, bunların muhafazasını sağlamak amacıyla uygun gerekli tedbirleri almakta ve kişisel verilerin üçüncü kişilerce hukuka aykırı olarak işlenmesine engel olmaktadır.
4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
4.1. Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
Multi İntermodal, işleme amaçları doğrultusunda gerekli mevzuata uygun şekilde ve gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (iş ortaklarına, hissedarlarına, iştiraklerine, kanuni yükümlülükleri bulunduğu kamu kurum ve/veya kuruluşlara ve sair üçüncü kişilere) aktarabilmektedir.
4.2. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Multi İntermodal, kişisel verileri Türkiye’de üçüncü kişilere aktarabileceği gibi, Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, dış kaynak kullanımı dâhil yukarıda da yer verildiği gibi Kanun ve ilgili diğer mevzuatta ön görülen şartlara uygun olarak ve mevzuatta belirtilen tüm güvenlik önlemlerini alarak; şayet veri sahibi kişi ile imzalı mevcut bir sözleşme var ise, söz konusu sözleşmede ve ilgili diğer mevzuatta aksi öngörülmediği sürece yurt dışına aktarılabilir. Mevzuatta belirtilen kişisel verilerin aktarımına ilişkin açık rızanın aranmadığı istisnai durumlarda, rızasız işlenme ve aktarma şartlarına ek olarak, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması şartı aranmaktadır. Yeterli korumanın sağlanıp, sağlanmadığını Kişisel Verileri Koruma Kurulu belirleyecek olup; yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise hem Türkiye’deki hem de ilgili yabancı ülkede ki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve KVK Kurulunun izninin bulunması gerekmektedir.
4.3. Aktarım Yapılan Kurum Kuruluşlar
Multi İntermodal kamu tüzel kişileri ile ilgili mevzuatları kapsamında talep ettikleri bilgileri yine mevzuat uyarınca paylaşır. Yukarıda belirtilen amaçlarla, kişisel verilerin aktarılabileceği diğer kişi veya kuruluşlar ise şunlardır; her türlü kişisel verilerin muhafazası, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve hukuka aykırı olarak işlenmelerini önlemek gibi veri güvenliği tedbirlerinin alınmasına Multi İntermodalile birlikte sorumlu olmak üzere bağlı ortaklıklar ve/veya doğrudan/dolaylı yurtiçi/yurtdışı Multi İntermodalolarak faaliyetleri yürütmek üzere ilgili sözleşmeler kapsamında hizmet alınan, işbirliği içinde olunan yurt içi/yurtdışı kuruluşlar ve diğer 3. kişiler.
5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
Multi İntermodal, temel ilke olarak ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklanmasını esas almaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler Multi İntermodal o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Multi İntermodal’ın uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri veya ilgili kanunlarda öngörülen zamanaşımı süreleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirmektedir. Buna göre kişisel veriler:
Multi İntermodal Kişisel Verileri Saklama ve Silme Süreleri
Verinin Niteliği Saklama Süresi (İlişkinin Sona Ermesinden İtibaren) Periyodik İmha Süreleri
Sözleşmeden kaynaklı ilişkilerde (TBK genel zamanaşımı süresi) 10 (on) Yıl Her veri için ayrı olarak on (10) yılın tamamlandığı ay içinde periyodik olarak ve/veya veri saklama süresinin sona ermesinden sonra veri sorumlusu tarafından belirlenen altı (6) aylık periyodik imha süresi içerisinde.
Kira ilişkisinden kaynaklı işlenen kişisel veriler 5 (beş) Yıl Her veri için ayrı olarak beş (5) yılın tamamlandığı ay içinde periyodik olarak ve/veya veri saklama süresinin sona ermesinden sonra veri sorumlusu tarafından belirlenen altı (6) aylık periyodik imha süresi içerisinde.
İşçilerin ücrete ilişkin haklarına dair kişisel veriler 5 (beş) Yıl Her veri için ayrı olarak 5 yılın tamamlandığı ay içinde periyodik olarak ve/veya veri saklama süresinin sona ermesinden sonra veri sorumlusu tarafından belirlenen altı (6) aylık periyodik imha süresi içerisinde.
İşçilerin Sağlık Muayenelerine İlişkin Verileri 15 (beş) Yıl Her veri için ayrı olarak on-beş (15) yılın tamamlandığı ay içinde periyodik olarak ve/veya veri saklama süresinin sona ermesinden sonra veri sorumlusu tarafından belirlenen altı (6) aylık periyodik imha süresi içerisinde.
Vergisel kayıtlar 5 (beş) Yıl Her veri için ayrı olarak beş (5) yılın tamamlandığı ay içinde periyodik olarak ve/veya veri saklama süresinin sona ermesinden sonra veri sorumlusu tarafından belirlenen altı (6) aylık periyodik imha süresi içerisinde.
Tüketicilerin işlenen kişisel verileri 2 (iki) Yıl Her veri için ayrı olarak iki (2) yılın tamamlandığı ay içinde periyodik olarak ve/veya veri saklama süresinin sona ermesinden sonra veri sorumlusu tarafından belirlenen altı (6) aylık periyodik imha süresi içerisinde.
Çalışan adaylarının kişisel verileri 6 (altı) Ay Her veri için ayrı olarak altı (6) ayın tamamlandığı ay içinde periyodik olarak ve/veya ve/veya veri saklama süresinin sona ermesinden önce veri sorumlusu tarafından belirlenen altı (6) aylık periyodik imha süresi içerisinde.
Ziyaretçilerin kişisel verileri 6 (altı) Ay Her veri için ayrı olarak altı (6) ayın tamamlandığı ay içinde periyodik olarak ve/veya veri saklama süresinin sona ermesinden önce veri sorumlusu tarafından belirlenen altı (6) aylık periyodik imha süresi içerisinde.
6. KİŞİSEL BİLGİLERİ Multi İntermodal TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
Kişisel verileri Multi İntermodal tarafından işlenen gerçek kişiler kendisiyle ilgili aşağıda sayılan haklara sahiptir:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
KVKK ve GDPR kapsamındaki haklarınızı yazılı bildiriminiz ile kullanabilirsiniz.
İşbu bildirimlerinizi Şirket merkezimiz olan Sarıhamzalı Mahallesi, Turhan Cemal Beriker Bulvarı No.563/A 011110 Seyhan/Adana adresine veya İstanbul Şubemiz olan Ömer Avni Mahallesi, İnönü Caddesi No:50 Devres Han 34427 Beyoğlu / İstanbul – Türkiye adresine posta yolu ile ulaştırabilirsiniz.
Bildirimlerinizi internet sitemizde bulunan formlar aracılığı ile kullanabilirsiniz. Formun linki aşağıdaki gibidir:
Bu kapsamda yapacağınız başvurular mümkün olan en kısa zaman diliminde ve en çok otuz (30) gün içerisinde sonuçlandırılacaktır.
7. Multi İntermodal TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ
Kişisel veriler ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde Multi İntermodal’ın kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin bu yönde bir talebinin olması halinde silinir, imha edilir veya anonimleştirilerek kullanmaya devam edilir.
Multi İntermodal’ın ilgili mevzuat hükümleri gereğince kişisel verileri muhafaza etme hak ve/veya yükümlülüğü olan durumlarda veri sahibinin talebini yerine getirmeme hakkı saklıdır.
Multi İntermodal ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerekli kıldığı saklama süreleri sona erdiğimde, periyodik imha için ön görülen 6 aylık süre zarfında; işlediği kişisel verileri KVK Kurulu tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale getirilmesine ilişkin rehberde belirtilen silme ve anonim hale getirme yöntemlerinden, iş süreçleri ve faaliyetlerine en uygun olan bir veya birkaç tekniği kullanarak siler veya anonimleştirerek kullanmaya devam eder.
8. DİĞER HUSUSLAR
KVKK, GDPR ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK, GDPR ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
Multi İntermodal bu Politikada yasal düzenlemeler ve Şirket Politikası doğrultusunda değişiklik veya güncellemeler yapabilir. Tüm bu değişiklik ve güncellemeleri yansıtan yeni Politika metni hakkında ilgili kişilere web sitesi üzerinden gerekli bilgilendirmeler yapılır.
